§ 7 Anmeldung der Gesellschaft

Die Gründung einer GmbH oder einer Unternehmergesellschaft/UG (haftungsbeschränkt) erfolgt in verschiedenen Schritten. Zunächst wird die Gründung der Gesellschaft durch den Notar beurkundet: Die Gesellschafter errichten die Gesellschaft durch Abschluss eines beurkundeten Gesellschaftsvertrags. Im Gründungsprotokoll werden außerdem die Geschäftsführer der Gesellschaft bestellt. Alternativ kann die Gründung unter bestimmten Voraussetzungen durch die Beurkundung eines Musterprotokolls erfolgen. Die Gründung über Musterprotokoll wird häufig bei der Gründung einer UG (haftungsbeschränkt) in Betracht gezogen. Dabei sind die Vor- und Nachteile eines Musterprotokolls gut abzuwägen - in aller Regel ist von einer Gründung mit Musterprotokoll abzuraten. GmbH und UG (haftungsbeschränkt) unterscheiden sich in der Höhe des Stammkapitals: Während die GmbH ein Stammkapital in Höhe von mindestens EUR 25.000,00 erfordert (§ 5 Abs. 1 GmbHG), kann die UG (haftungsbeschränkt) ein niedrigeres Stammkapital haben. Für die UG (haftungsbeschränkt) sind neben den allgemeinen Regelungen des GmbHG die besonderen Vorschriften und Anforderungen des § 5a GmbHG zu beachten.

Mit dem Abschluss des notariell beurkundeten Gesellschaftsvertrags entsteht eine „Vor-GmbH“ oder „Vorgesellschaft“, die erst mit der Eintragung im Handelsregister zur GmbH oder UG (haftungsbeschränkt) „erstarkt“ und dann eine juristische Person mit der gewünschten Haftungsbeschränkung ist. Vor der Eintragung in das Handelsregister des Sitzes der Gesellschaft besteht die Gesellschaft mit beschränkter Haftung nicht (§ 11 Abs. 1 GmbHG). Wenn die Geschäftsführer vor der Eintragung im Namen der Gesellschaft handeln, so haften sie hierfür persönlich und solidarisch (§ 11 Abs. 2 GmbHG). Hinzu kommt die von der Rechtsprechung entwickelte Vorbelastungs- oder Unterbilanzhaftung der Gesellschafter auf den Zeitpunkt der Eintragung der Gesellschaft in das Handelsregister. Die Vorbelastungs- oder Unterbilanzhaftung ist darauf gerichtet, dass die Gesellschafter für die bis zur Eintragung beim Stammkapital eingetretenen Verluste haften. Ziel ist, dass die Gesellschaft zum Zeitpunkt ihrer Eintragung im Handelsregister in voller Höhe über das eingezahlte Stammkapital verfügen kann. Kommt es nicht zur Eintragung der Gesellschaft, haften die Gesellschafter, die der Geschäftsaufnahme zugestimmt haben, nach den Regeln der Verlustdeckungshaftung für die Verbindlichkeiten, die durch das Gesellschaftsvermögen nicht gedeckt sind.

Die Eintragung der GmbH oder UG (haftungsbeschränkt) im Handelsregister ist also entscheidend für die erfolgreichen Abschluss der Gründung der Gesellschaft. Für die Eintragung der Gesellschaft ist eine notariell beglaubigte Handelsregisteranmeldung erforderlich, die von sämtlichen Geschäftsführern höchstpersönlich unterzeichnet werden muss. Die Handelsregisteranmeldung wird in der Regel unmittelbar nach der Beurkundung der Gründung der Gesellschaft unterzeichnet. Wenn einer oder mehrere der Geschäftsführer im Beurkundungstermin nicht anwesend sind, können Sie die notariell beglaubigte Unterzeichnung der Handelsregisteranmeldung auch in einem separaten Beglaubigungstermin nachholen, der auch bei einem anderen Notar – unter Berücksichtigung der erforderlichen Belehrungsvoraussetzungen auch bei einem Notar im Ausland – stattfinden kann. Die von sämtlichen Geschäftsführern unterzeichnete Handelsregisteranmeldung wird mit den weiteren Gründungsunterlagen von dem Notar, der die Gründung der Gesellschaft beurkundet hat, beim zuständigen Handelsregister eingereicht.

Zuständig für die Eintragung der Gesellschaft in das Handelsregister ist das Amtsgericht als Registergericht, in dessen Bezirk die Gesellschaft ihren Sitz hat. Sitz der Gesellschaft ist der im beurkundeten Gesellschaftsvertrag festgelegte Satzungssitz. Der Satzungssitz muss im Inland liegen und kann abweichen vom tatsächlichen Verwaltungssitz, der auch im Ausland liegen kann. Die mit der Anmeldung anzugebende inländische Geschäftsanschrift der Gesellschaft kann ebenfalls abweichen vom Satzungssitz. Es ist also möglich, eine Gesellschaft zu gründen mit Satzungssitz in Stuttgart und inländischer Geschäftsanschrift in München. Zuständig für die Eintragung der Gesellschaft wäre dann das Amtsgericht – Handelsregister – Stuttgart.

§ 7 Abs. 2 GmbHG regelt dabei, in welchem Zeitpunkt die Anmeldung der Gesellschaft beim Handelsregister eingereicht werden darf. Bis dahin wird die notariell beglaubigte Handelsregisteranmeldung durch den beurkundenden Notar verwahrt. Vor der Einreichung muss der Notar überprüfen, ob die Anmeldungsvoraussetzungen vorliegen. Entscheidend ist dabei die Einzahlung des Stammkapitals bzw. die Erbringung der vereinbarten Sacheinlagen: Die Anmeldung der GmbH darf gemäß § 7 Abs. 2 GmbHG erst dann beim Handelsregister eingereicht werden, wenn bei Bareinlagen auf jeden Geschäftsanteil ein Viertel des Nennbetrags eingezahlt ist. Insgesamt muss auf das Stammkapital mindestens die Hälfte des Mindeststammkapitals von EUR 25.000,00 eingezahlt worden sein, also EUR 12.500,00. Vereinbarte Sacheinlagen sind dabei zu berücksichtigen. Zu erbringende Sacheinlagen sind vor der Einreichung der Handelsregisteranmeldung so an die Gesellschaft zu bewirken, dass sie endgültig zur freien Verfügung der Geschäftsführung stehen (§ 7 Abs. 3 GmbHG).

Abweichend hiervon muss das Stammkapital einer UG (haftungsbeschränkt) in voller Höhe eingezahlt sein, bevor die Anmeldung zum Handelsregister eingereicht wird, Sacheinlagen sind ausgeschlossen (§ 5a Abs. 2 GmbHG). In der Praxis ist deshalb – sofern die Mindesteinlage in Höhe von EUR 12.500,00 sofort aufgebracht werden kann – in aller Regel die Gründung einer GmbH der Gründung einer UG (haftungsbeschränkt) vorzuziehen. Denn die Anmeldung der GmbH darf bereits erfolgen, wenn ein Betrag von EUR 12.500,00 auf das Stammkapital eingezahlt/geleistet ist. Die Entscheidung für die Gründung einer GmbH statt einer UG (haftungsbeschränkt) hat auch den Vorteil, dass weder die Sonderregelungen des § 5a GmbHG beachtet werden müssen, noch eine spätere Kapitalerhöhung zum Zwecke der „Umwandlung“ in eine GmbH erforderlich ist, die weitere Kosten auslöst.

In der Handelsregisteranmeldung haben die Geschäftsführer zu versichern, dass die in § 7 Abs. 2 und 3 GmbHG bezeichneten Leistungen auf die Geschäftsanteile bewirkt sind und dass der Gegenstand der Leistungen sich endgültig in der freien Verfügung der Geschäftsführer befindet (§ 8 Abs. 2 GmbHG). Diese Versicherung der Geschäftsführer wird erst rechtswirksam in dem Zeitpunkt, in dem die Handelsregisteranmeldung durch den Notar beim Handelsregister eingereicht wird. Wenn hierbei falsche Angaben gemacht werden und die Versicherung der Geschäftsführer somit falsch ist, drohen den Geschäftsführern gemäß § 82 Abs. 1 GmbHG eine Freiheitsstrafe bis zu drei Jahren oder eine Geldstrafe. Der Notar hat sich deshalb auch im Interesse der Geschäftsführer Nachweise darüber vorlegen zu lassen, dass die Bareinlagen und die Sacheinlagen vereinbarungsgemäß und gesetzeskonform geleistet wurden, bevor er die Anmeldung der Gesellschaft beim Handelsregister einreichen kann.

Der Nachweis der erfolgten Bareinzahlungen erfolgt üblicherweise entweder durch eine Bestätigung der kontoführenden Bank, dass auf dem neu eröffneten Gesellschaftskonto das Stammkapital eingezahlt wurde. Alternativ kann auch ein Einzahlungsbeleg oder ein Kontoauszug des neu eröffneten Gesellschaftskontos vorgelegt werden, aus dem sich die Einzahlung des Stammkapitals ergibt. Für die Eröffnung des Gesellschaftskontos stellt der Notar nach Beurkundung der Gründung der Gesellschaft entweder einen Scan der Gründungsurkunden zur Verfügung oder – soweit von der kontoführenden Bank im Einzelfall gefordert – beglaubigte Abschriften hiervon. Mit diesen Unterlagen kann dann von den Geschäftsführern der Vor-GmbH/Vorgesellschaft ein Gesellschaftskonto eröffnet werden, auf welches das Stammkapital eingezahlt wird. Zu beachten ist auch, dass vom Gesellschaftskonto nicht sofort Kontoführungsgebühren abgebucht werden sollten, denn dann stünden im Zeitpunkt der Anmeldung der Gesellschaft die Einzahlungen auf das Stammkapital nicht mehr in voller Höhe zur freien Verfügung der Geschäftsführer. Etwaige Abbuchungen durch die Bank wären von den Gesellschaftern vorab auszugleichen.

Zum Nachweis der vereinbarten Leistung von Sacheinlagen an die Gesellschaft wird deren Übertragung häufig bei der Gründung der Gesellschaft gleich mit beurkundet. Bei vereinbarten Sacheinlagen sind außerdem die weiteren Anforderungen des GmbHG zu beachten. So sind bei Sacheinlagen insbesondere ein Sachgründungsbericht sowie Wertnachweise darüber vorzulegen, dass der Wert der Sacheinlagen den Nennbetrag der dafür übernommenen Geschäftsanteile erreicht.

Eine im Vergleich zur Sachgründung einfachere Gestaltungsalternative bietet die Bargründung mit Aufgeld/Sachagio. Dabei werden die Leistungen auf das Stammkapital in bar eingezahlt und zusätzlich der Einlagegegenstand als Aufgeld/Sachagio in die neu gegründete GmbH eingebracht. Über die Gestaltung einer Bargründung mit Aufgeld/Sachagio können beispielsweise steuerneutral Geschäftsanteile in die neu gegründete GmbH eingebracht werden, um eine Holding-Struktur zu schaffen. Ebenfalls möglich ist die Einbringung von GbR-Anteilen zum Zwecke der Anwachsung bei der neu gegründeten GmbH, so dass das Vermögen der GbR auf die GmbH übergeht. Auch die Einbringung eines Einzelunternehmens als Aufgeld/Sachagio in die neu gegründete GmbH ist denkbar, sofern keine Gesamtrechtsnachfolge insbesondere in die Verträge des Einzelunternehmens erforderlich ist. Ansonsten müsste der Übergang des Einzelunternehmens über eine Ausgliederung nach dem UmwG gestaltet werden.

NEU: Online-Gründung ab dem 1. August 2022

Ab dem 1. August 2022 wird erstmals die Durchführung einer Online-Gründung einer GmbH möglich sein, indem § 2 Absatz 3 Satz 1 GmbHG n.F. ausdrücklich eine Beurkundung mittels Videokommunikation für zulässig erklärt.

Die Online-Gründung einer GmbH ist dabei nur im Falle einer reinen Bargründung ohne Sacheinlagen zulässig. Gründungsgesellschafter einer online gegründeten GmbH können sowohl natürliche als auch juristische Personen des In- und Auslandes sein. Hinsichtlich der Anzahl der an der Gründung beteiligten Personen besteht keine Begrenzung. Die Online-Gründung kann unter Verwendung eines Musterprotokolls erfolgen.

Die Online-Gründung einer GmbH findet ausschließlich unter Anwendung eines Videokommunikationssystems statt, welches zentral von der Bundesnotarkammer betrieben wird und die technischen Voraussetzungen für eine Online-Beurkundung sicherstellen soll. Die Beteiligten einer Online-Beurkundung müssen sich durch ein Ausweispapier, das eID-fähig ist, mit Sicherungsstufe hoch, identifizieren.

Bei der Online-Gründung einer GmbH kann der Notar nicht völlig frei gewählt werden. Vielmehr ist der Notar nur dann für die Beurkundung der Online-Gründung zuständig, wenn der Sitz der GmbH oder der (Wohn-)Sitz eines Gesellschafters im Amtsbereich des Notars liegt.